[原创]效率为王：浅析眼镜管理软件的应用

弦音

二、查询效率
    如果说前面讲的录入效率是如何快速的把信息装入电脑，那么查询分析就是如何把装进去的信息倒出来。装进去的目的还是为了倒出来，按我们的要求准确高效地倒出来。总的来讲眼镜管理软件的查询包括顾客查询、销售查询、库存查询三大项，每一项里面又会有少则几项多则几十项的分项查询。如果软件不能做到高效查询，那录入效率再高有什么意义呢？为什么要录入呢？所以说查询效率是管理软件的根本。

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.   1、顾客查询效率
    眼镜是一种比较特殊的商品，多数不具备品牌的可比性，也就没有了价格的可比性，这就意味着顾客不知道他的眼镜是贵了还是便宜了，此时选择过往的价格作为参照物进行比较是他们比较常用的方法。顾客往往会在成交阶段放出杀手锏：“400元太贵了，我去年在你这里配还360元呢，专宰老顾客？”面对这样的“发难”，商家是很难招架的，你说质量不一样他听不进去，若强硬到底不让步则会有失去老顾客的风险。所以此时留给商家的选项其实并不多，而价格让步又是其中最具可行性和稳妥的，于是只能350元成交。这样形成了一个恶性循环：越是老顾客越不好“打发”，眼镜越配越便宜，副单价永远不能提高。而软件的顾客查询功能就为说服顾客提供了一个无可置疑的证据：“您去年配的是球面镜片360元，今年只用了400元就配到了同样品质的非球面镜片，如果仍然是选择去年的球面镜片，那只需要320元就够了，怎么能说比去年更贵了呢？放心吧，我们是不会让老顾客吃亏的。”这样就给了顾客以信服你的理由。这就是软件顾客查询功能的一种最基本的意义。
    软件是如何来进行顾客查询呢？怎么样才算高效呢？我们还是以汉高和海缘两款软件来进行比对分析。

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    在汉高软件中，我们要查询“周武郑”这位顾客，只需要如下图这样输入即可，便捷而迅速。
    但这样的迅速建立在一个前提之上，那就是顾客必需要告诉你这三个字具体要怎么写，而且信息必需录入100%准确，如果姓名在录入时录成了“周武正”，或者你在检索时输入的是“周武正”，都是不可能查索出来的。这个时候就要通过电话号码来查询，需要再开启另外一个窗口，然后组列条件比如“手机=13900000000”进行查询。如下图：
   

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.   再来看一看海缘软件是如何进行顾客查询的：
   
    海缘软件自动为“周武郑”这个顾客生成了一个代码，那就是“zwz”。当顾客报出姓名时，无需询问具体怎么写，只要按读音输入“zwz”即可，那么所有符合此编码条件的顾客都会被列出。如果要通过电话查询顾客资料，也只需要如下图进行操作：
   
    无需向顾客确认每个字怎么写，无需更换页面，无需匹配条件。很显然，这样的顾客查询更具效率。

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.   2、销售查询效率
    销售查询的目的是什么？简单讲就是了解自己的业绩。最基本的内容就是要知道开了多少单，卖了多少钱。比如验配框架眼镜配了多少副，平均副单价是多少，占总收入的比重等。了解了这些内容，就为经营者提供一个过往状态的分析依据。比如，我们推出了一项促销政策，其目的是要提升营业额，一段时间以后我们要了解一下效果，如果营业额没有明显提升，原因是什么？是因为数量没有增加，价格反因促销而下降了？还是因为选择促销品的顾客很少，没有起到吸引顾客的目的？如果营业额提升了，那么我们也需要知道，是通过促销让顾客有机会买到更好的商品，副单价高了？还是促销降低了消费门槛，留住了更多顾客？
    就像评价国家经济发展速度要看GDP增长一样，GDP是否增长要有一个参照系来进行比较，那就是与去年同期相比。眼镜经营业绩的分析也一样是建立在比较的基础之上，是与去年同期相比？还是与上一季度上一月相比？进而我们就可以得到一个相对科学的业绩走向。由此我们可以得出结论，软件的销售查询功能需要做到两点：一是查询准确，二是便于比较。也就是说，哪个软件更符合这两点要求，哪个软件的销售查询效率就最高。
    以汉高和海缘为例，比如我们要查询1~6日的销售情况，汉高软件在销售查询时突出“全”和“多”，不仅可以查得到全部销售，而且每一笔销售的顾客姓名、电话等全部信息，以及每笔的备注说明都全部显示。这样的查询全则全矣，但与把所有的销售单摊在面前有什么区别？我们又能通过这些密密麻麻的单据看到些什么？显然软件的设计者并没有更进一步考虑到这一问题。可以说“全”和“多”不仅没有成就软件的优势，反而凸显了没有目标、大而空的劣势。

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.   海缘软件的设计思路与汉高完全不同，它的设计侧重于查询的目的。将一个表单分为多个选项卡，如下图所示，第1页“销售明细”里面显示1~6日的总营业额和每笔单数；“商品名细”显示每张笔单的商品；“类型汇总”显示镜架、镜片、隐形眼镜、太阳镜等每个类型的总额与总数，以及平均金额；在最后一页“综合汇总”里面，它提供了如图所示的历史同期比较功能，可以对数量、金额、副单价、实收款等进行分析和比对，而在另一模块中，更给出了比较的结果，即增幅百分比。很显然，这样的设计是充分理解了销售查询的根本目的。通过两者的比较我们也很容易发现，注重功能与注重效率在软件设计上的本质区别。
   

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.   3、库存查询效率
    为什么要进行库存查询？最简单的理解就是我进的货，除了卖出去的，剩下的都应该留在我的库存里，这就是最为基本的进销存管理。要根据库存来销售，根据销售来进货，进货的时候要考虑现有的库存。我们评价软件库存查询的效率，实际上就是看它处理进销存三者之间的关系的能力。
    先来看进销存的“进”。既然进货多少取决于销售，同时也取决于现有库存，那么我们就要问，眼镜店在进货时能够充分考虑这三者之间的关系吗？很遗憾，绝大多数的眼镜店在进货时靠的都是“经验法”，靠的都是“拍脑门”，基本上没有谁敢说他的每次进货都是最科学的。我们来举一个例子，物流部主管对他的下属小张说：“你根据过去一年‘依视路1.502钻晶A2’的销售情况，来做一份月补货报表给我”。那么小张如果要完成这份报表，首先要确定每个度数的最低库存量，然后必需知道过去一年中这种镜片每个度数的具体销售数量，每月的平均销售量+最低库存量-上限数量=该月的补货量。很显然这个看似简单的数学题却几乎不可能完成，因为数百个光度，要精确统计出每个度数的年销售量是无比巨大的工作量。这个时候我们会想到电脑，既然每一笔销售都录入了电脑，电脑肯定知道精确的销售量，那么要形成一个报表是就应该是易如反掌的事情。然而问题是，软件能做到吗？不能。几乎所有的软件都开设了“库存预警”功能，然而这只是根据设定的库存上下限的预警，并没有与销售相结合，那么这种预警肯定胜不过一个有经验的物流主管“拍脑门”。所以现有的管理软件在进销存的“进”字上，都谈不上什么效率，所开设的进货功能基本形同虚设。

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.   上面所讲的是对进货之前要数量的掌控，在进货之后所要做的就是工作就是入库。对于连锁企业来说，要把物流中心的调拨至各个分店，对于单店来说，要把仓库的货调拨到各个不同的库位。“入”和“调”的效率，是反映一款软件库存管理效率的一项重要指标。举例来讲，物流中心在电脑中入库存了一批“依视路1.502钻晶A2”的镜片，然后要把它调拨至A、B、C三个分店，最具效率的理想做法是调出该入库单，然后如图所示的这样，只对三个分店进行数量操作， 就会一次形成三个调拨单，三个分店对应接收各自的调拨单审核入库即可。那么有没有一种软件具有这样的效率呢？没有。现有软件通行的作法，三个店需要录入三个调拨单，当然二十个店就需要录入二十次。
   

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.   接下来看进销存的“销”和“存”。库存管理的“销”并不仅仅是指销售，实际上它指的是该商品的流向。我们把这个商品进到库里，是销出去了还是调拨给了别的店？是退货了还是丢失了？是报损了还是存在库里？等等这一切，你要让我随时都可以直观地看到该商品的流向。我们以海缘为例，来看看它是如何实现“销”和“存”的效率：
   
    它仍然沿用了选项卡式设计，在第一页的“查询”里面，只用一张表单，就显示了进销售的概览，在第二页的“跟踪”里面，是商品的往来明细。汉高软件中虽然也具有进销存的查询功能，但它一是不能任意设置时间段，这意味着如果每年结转一次，就不可能实现每月的进销存查询。第二是它只能按库位查询，不能按店查询，这意味着如果“柜台A区”与“柜台B区”如果存在相同的货品，则不可能在同一个表单中一次查询出该货品的进销存状态。这样的设计必然导致进销存功能没有可用性，这也是汉高的大多数用户都将此功能弃置不用的原因所在。

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.   通过以上的探讨我们可以得出这样的结论，眼镜的信息化管理本质就是利用电脑提升经营与管理的效率。而衡量一款管理软件是否优秀，根本上就是要看其录入和查询两大模块是否体现了效率优先。相比较而言，软件的功能受限于可用性的高低，功能再多再强大，没有效率也只能成为花瓶摆设。理解了效率与可用性的等式关系，有助于使用者在购置软件之前走出功能挑花眼的误区，也有助于软件的开发者走出脱离实践、坐在象牙塔里搞设计的误区。使用者与开发者都应当有一个共性认识：谁是效率之王，谁就是眼镜管理软件之王。